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行业新闻
“无纸化办公”这次可能真的要来了吗?
来源: 点击数:321次 更新时间:2017-4-7 12:06:47

   

    据国外媒体报道称,所谓“无纸化办公”的概念早在多年前就已经出现,但直到近几年来智能手机、平板电脑以及众多云计算、协同工作软件的出现才开始真正推动这一概念走向主流。

 现状堪忧

 有数据显示,美国办公室工作人员每年打印或者复印的纸张数量高达一万亿张。如果再加上诸如收费票据、发票、银行账单等这些专用纸张的话,这一数字甚至可以达到1.6万亿张。

 1.6万亿张纸是一个什么概念呢?

 如果我们将这些纸张从下至上堆叠在一起的话,他们的高度甚至是珠穆朗玛峰的1.8万倍,几乎可以覆盖从地球到月球一半的路程。

 从这一角度来看,上周惠普宣布将以10.5亿美元(约合70亿元人民币)价格收购韩国三星电子公司打印业务的举措也就合情合理了。惠普方面表示,这一收购案将成为公司有史以来最大的打印业务收购案,它将帮助公司打印业务转型并且巩固其在激光打印市场上的地位。

“目前,惠普在企业市场打印设备的份额不到5%,而这一收购则将使得自己可以在新设备中整合来自三星的技术,并为公司创造出全新的发展机遇。”惠普公司一名发言人说道。

 但平心而论,我们并不认为这一传统打印业务拥有无限美好的未来,因为从现在的情况看“无纸化办公”的概念有望在不久后真正来到我们身边。

 事实上,早在40年前我们就最早就提出了“无纸化办公”的概念。在1975年的一期《商业周刊(Business Week)中,一名来自理特管理顾问公司(ArthurD.LitTLe)的分析师就预计纸张在办公室的使用量将在1980年开始逐渐减少,并在1990年代开始彻底消失。

 但美国市场调研机构InfoTrends公司董事约翰-肖恩(John Shane)表示,职场中“无纸化办公”的分水岭直到2007年才真正出现,因为此后一年中家庭和职场中打印纸张的数量首次出现了明显下滑。另有数据显示,最近五年来职场中对于纸张的使用量已经出现了每年下降1-2%的稳定趋势。就拿2016年来说,今年全年职场打印和复制纸张的预计数量相较2007年的顶峰期将迎来10%的下滑。

 应该说,这一趋势的出现同诸如电子签名技术以及平板电脑和移动设备的普及都有着密不可分的关联。但约翰-肖恩也指出,小型、中型企业在实现“无纸化办公”理念方面显得尤为落后,因为他们始终无法高效的将自己的工作完全数字化。

 需要指出的是,纸张一直以来都是人们理想的办公用品之一,因为这是目前唯一一种几乎没有重量、成本极为低廉、无需互联网接入,且非常适合阅读的输入和显示媒介。

 美国打印设备制造商施乐(Xerox Corp)高管安迪-琼斯(Andy Jones)透露,施乐曾组建了专门团队用于研究人们乐于打印纸质材料的原因所在。他们的研究发现“因为有太多传统规则和既定工作理念的存在,老牌企业在实现办公理念转变的时候会显得十分困难”。

 而当肖恩问及这些企业员工“为什么要打印出那40%不一定需要打印的文件”这个问题时,他们给出的答案也非常简单,那就是“他们喜欢纸张”。

 拥抱变革

 幸运的是,如今已经有越来越多的企业开始接受这一变革。就拿农林设备制造商Bahrns Equipment来说,曾在这一公司工作了27年的员工透露,自己在1987年加入公司的时候全公司上下还只有一台大型电脑,员工每个月大约只花5-10分钟在上面操作。

“当时我们会从Lotus 1-2-3中打印出报表,然后手工完成所有的剩余工作。”

 但现在,Bahrns Equipment的每一个技术工程师都会随身携带一台iPad或者智能手机来使用由Canvas Solutions为其开发的专用软件展开工作。而且,这一系统在三年前的启用已经帮助BahrnsEquipment成功裁撤了传统的文书岗位。

 虽说现在依然有部分员工习惯于将材料打印出来,并在上面进行标记或者同他人进行讨论。但这一趋势或许很快便会消失,因为全新一代以“数字化”为根基的企业将完全抛弃传统的纸张办公形式。而且,随着诸如Office 365和Google Docs这云协同处理工具的大行其道,我们或许有一天会突然意识到这样的全新办公方式才是未来趋势所在。

 从历史数据来看,纸张在职场环境的消亡或许需要一个漫长的过程。因为虽然近五年来职场中对于纸张的使用量已经出现了每年下降1-2%的稳定趋势,但从规模而言这依旧是一个巨大的市场。

“我认为这一趋势的转变还需要15-20年的时间,也就是当伴随着智能手机和数字图片成长起来的千禧一代开始在企业中担任高管职位的时候才会真正到来。到那时,我们则将彻底沦为办公室革命中的‘老古董’。”消费市场权威调查机构欧睿国际(Euromonitor)高管LooWee Teck最后说道。

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